Facturer sans y penser
- Mensualité fixe ou montant libre, au choix de l'école.
- Quatre niveaux de tarif : général, par classe, par régime, par élève — le plus précis l'emporte.
- Frais d'inscription, jour d'ouverture du paiement et date limite distincts.
- Un changement de tarif re-tarife les factures impayées : pas de rattrapage à la main.
Voir qui doit quoi
Le suivi mensuel classe chaque élève : à jour, en attente, en retard, sans facture — avec le nom et le téléphone du responsable, prêt à appeler. C'est ce tableau qui remplace l'appel du soir et les captures d'écran recomptées.
Deux poches, deux logiques
- La caisse reçoit les espèces encaissées au guichet, avec catégories, annulations tracées et exports PDF.
- Le portefeuille reçoit les paiements en ligne et les dons, séparément.
Payer les maîtres, le loyer, les fournisseurs
Depuis le portefeuille, l'école vire vers Wave ou Orange Money avec une catégorie — salaire enseignant, salaire personnel, loyer, fournisseur, charges — un motif, un carnet de bénéficiaires et un reçu de virement. Le bénéficiaire reçoit exactement le montant indiqué, et un SMS le prévient. Un mot de passe est demandé à chaque sortie d'argent.
Rendre des comptes
Tous les historiques s'exportent en PDF, en colonnes : encaissements, retraits, caisse, suivi des paiements. De quoi présenter les comptes à un comité de gestion, à un bailleur ou à une association de parents sans repasser une nuit sur un cahier.
Questions fréquentes
Les espèces créditent-elles le compte en ligne ?
Non, jamais. Les espèces alimentent la caisse de l'école, le compte en ligne reçoit les paiements en ligne. Les deux restent distincts et lisibles.
Peut-on annuler un encaissement ?
Oui, et l'annulation est tracée : rien ne disparaît silencieusement.
Que se passe-t-il si un retrait échoue ?
Le solde est restitué. Le message le dit et l'opération peut être relancée plus tard.
Qui peut sortir de l'argent ?
La direction seulement, avec un mot de passe demandé au moment de l'opération.
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